A nap felépítése
Esküvői menetrend készítése esküvőszervezőknek
A menetrend az a dokumentum, amit a legtöbben megírnak, és a legkevesebben tartanak karban. Pedig a nap hangulatát nem a dekoráció dönti el, hanem az, hogy hány perc csúszás fér bele.
Egy esküvői menetrend nem program, hanem terhelési terv. Nem azt mondja meg, hogy mi lesz — azt a pár is tudja —, hanem azt, hogy mikor kell valakinek valahol lennie, és mennyi idő van, ha nem ér oda.
Egy mintaidőrend, amiből érdemes kiindulni
Késő délutáni szertartás, egy helyszínváltással. Az időpontok nem szentek; az arányok viszont meglepően stabilak.
| Idő | Esemény | Amire figyelj |
|---|---|---|
| 09:00 | Készülődés kezdete (menyasszony) | A fodrász és a smink egymás után, nem párhuzamosan |
| 12:30 | Készülődés kezdete (vőlegény) | Külön helyszín esetén saját transzfer |
| 14:30 | Fotós és videós érkezés | A készülődés végét fotózzák, nem az elejét |
| 15:30 | Vendégfogadás | A vendégek 20–30 perccel a szertartás előtt érkeznek |
| 16:00 | Szertartás | Az ülésrend ekkorra már a helyén van |
| 16:45 | Gratuláció, csoportképek | Listával, különben 20 perc helyett 50 |
| 17:30 | Transzfer a vacsorahelyszínre | A legkockázatosabb pont a napban |
| 18:30 | Vacsora | A konyha ekkor indul, nem ekkor kezd készülni |
| 20:30 | Torta | Fotós még ott van-e |
| 21:00 | Első tánc, nyitótánc | A zenekar hangosítása kész |
| 00:00 | Éjféli menü | A létszám a vacsorához képest változik |
A három hely, ahol egy menetrend el szokott hasadni
1 · A transzferek
A helyszínváltás a nap legdrágább tizenöt perce. Amit külön sorként érdemes kezelni, nem az esemény alá zsúfolva: ki utazik (a pár, a szűk család, minden vendég), honnan hova, és mikor indul — nem mikor érkezik. Az indulási idő az, amit valakinek ki kell mondania.
Praktikus szabály: az útvonaltervező által mondott időhöz adj hozzá 30 percet, ha a pár utazik, és 45-öt, ha vendégek is. Ez nem pesszimizmus, hanem a beszállás és a kiszállás ideje, amit a navigáció nem ismer.
2 · A ráhagyások
Egy menetrend, amiben minden esemény pontosan a másik végén kezdődik, az első tíz perces csúszás után használhatatlan. Két puffer szokott elég lenni: egy 20 perces a gratuláció után, és egy 15 perces a vacsora előtt. Ezeket ne nevezd puffernek a párnak szóló verzióban — ott egyszerűen későbbi időpont szerepel.
3 · A B terv
Ha esik, nem a menetrend áll meg, hanem a helyszín változik. A B tervnek ezért ugyanott kell lennie, ahol a menetrend — nem egy külön dokumentumban, amit a helyszínen kell előkeresni egy telefonon, esőben. Legalább ennyi kell bele: a fedett helyszín neve, hánykor kell eldönteni, és ki dönti el.
Három verzió, egy adatból
Ugyanaz a menetrend három embernek mást jelent, és ez a leggyakoribb forrása annak, hogy a végén három különböző dokumentum kering.
| Kinek | Mit lát | Mit nem |
|---|---|---|
| A pár | Időpontok, helyszínek, mikor hol kell lenniük | Szolgáltatói díjak, belső jegyzetek, pufferek |
| A csapat | A teljes menetrend, felelősökkel és pufferekkel | — |
| A szolgáltató | Csak a saját sávja: mikor érkezik, meddig marad | A többi szolgáltató díja |
A szabály egyszerű: egy adat, három nézet. Ha három dokumentumot tartasz karban, a harmadik változtatásnál az egyik elavul, és a szolgáltató lesz az, aki a régi időpontra érkezik. A Wedding Planner rendszer ezt úgy oldja meg, hogy a nap menetrendje az esküvő oldalán van, a párnak szóló saját oldal pedig ugyanabból az adatból készül.
Mikor készüljön el?
- Három hónappal előtte — vázlat: a szertartás időpontja és a helyszínek. Ebből derül ki, hogy belefér-e a nap.
- Egy hónappal előtte — teljes menetrend, szolgáltatói időpontokkal. Ez az a verzió, amit a szolgáltatóknak kiküldesz.
- Egy héttel előtte — véglegesítés a létszámmal és az étrendi igényekkel. Innentől csak akkor módosul, ha valami elromlik.
- Az esküvő reggelén — nem módosul. Ha aznap kell átírni, az már nem menetrend, hanem improvizáció, és papíron nem követhető.
Ha egyszerre több esküvőn dolgozol, a menetrendek karbantartása az, ami elsőként csúszik. Erről szól: hogyan kezelj egyszerre 10–20 esküvőt átláthatóan.
Megnéznéd működés közben?
A Wedding Planner esküvőszervező program saját domainnel és saját arculattal fut, 299 € egyszeri indulással és 99 € éves üzemeltetéssel. Nincs havidíj.